Buenas prácticas en la implementación de un sistema corporativo de Reporting No Financiero
Por Salvador Lara, Director Comercial de Laragon
Aunque a simple vista puede parecer que el Reporting No Financiero es una mera recopilación de datos para cumplir con una normativa o una legislación, la realidad es que este tipo de informe va mucho más allá porque ofrece una panorámica pormenorizada de la actividad global de la empresa.
La digitalización del reporting es un aliado para los responsables de negocio encargados de asegurar la calidad del dato, que se enfrentan a un entorno organizativo y normativo cambiante, con múltiples fuentes de datos, que a su vez informan a sistemas dispares, con la complejidad añadida de consolidar datos provenientes de ficheros con todo tipo de formatos que llegan a través de varias fuentes: email, SharePoint, entre otros.
FACTORES QUE AÑADEN COMPLEJIDAD
Internacionalización:
En empresas multinacionales los indicadores se expresan en distintas unidades de medición, con criterios múltiples de completado de datos y en diferente moneda.
Documentación:
Incorporar evidencias como documentos, fotografías, resulta fundamental para respaldar imprecisiones o desviaciones que requieran verificación o validación.
Trazabilidad del dato:
Es necesario que la información reportada haya pasado por un proceso de validación desde el origen de esta, esto permite garantizar su calidad y trazabilidad de cara a auditorías del dato o para que pueda ser publicado.
Para solventar estos factores, lo ideal es contar con una solución tecnológica robusta que automatice estos procesos, que consolide la información y sea capaz de realizar conversiones de unidades y de calcular indicadores bajo controles y estándares, que notifique alertas cuando un dato requiera ser acompañado de una justificación o evidencia y que monitorice el progreso del cumplimiento del reporting.
CRITERIOS DE MATERIALIDAD Y CUMPLIMIENTO
Aunque en España la Ley de Estado de Información No Financiera sienta las bases de este reporte, la realidad es que hay múltiples estándares de referencia, lo que supone un esfuerzo adicional para mantener al día nuestro RNF de acuerdo con los mismos, y esto debe conectarse con la materialidad de nuestro negocio, permitiendo obtener y proporcionar información relevante para nuestros Grupos de Interés.
Los cambios de estándares, normativas y legislaciones, unido a los propios cambios dentro de las organizaciones, representan un desafío para los responsables de establecer los criterios del RNF. Los responsables de garantizar esta información deben dar respuesta a multitud de requerimientos sin poner en riesgo la calidad de los datos o los controles que se tienen establecidos.
La automatización es un factor clave en particular para las organizaciones que tienen mucha información proveniente de otros sistemas internos. Ahora es muy fácil emplear una solución para extraer los datos automáticamente. La manipulación manual de datos genera ineficiencias, errores, sobrecostes y riesgos.
BENEFICIOS REALISTAS DE LA DIGITALIZACIÓN
Gestionar bien las expectativas es un reto y un factor clave del éxito al implantar un proyecto de digitalización RNF. Para lograrlo, una buena práctica es explicar que el sistema no va a solucionar todas las necesidades de la organización desde el primer día. En este sentido la comunicación es clave, hay que explicar muy bien los objetivos del proyecto, las prioridades y las fases, así como los condicionantes del mismo.
Lo primordial es enfocarnos en transmitir el valor que genera el sistema, no solo para la empresa, sino para cada usuario y nivel organizativo. Un sistema de Reporting corporativo genera mucho más valor y productividad si los usuarios finales y niveles intermedios pueden usar la información propia para gestión y monitoreo del desempeño, por ejemplo, a través de cuadros de mando de seguimiento que les permita tomar decisiones y proponer acciones de mejoras basadas en sus resultados.
GESTIÓN CENTRALIZADA
Para la recopilación de requisitos, es necesario al principio de la implantación que se pueda identificar a los usuarios claves e involucrarlos en los procesos de diseño, construcción, testeo e incluso formación. Esta recopilación se hace a través del equipo que lidera el proyecto de forma centralizada, pero involucrando a estas personas clave en todas las áreas de la organización.
Apoyarse en estas personas para la difusión interna de todos los mensajes relativos al proyecto ayudará a garantizar una buena adopción del sistema.
SIMPLIFIQUE Y PRIORICE SUS PROCESOS POR NIVEL DE RIESGO
La recomendación es la de empezar con algo sencillo. Citando a Leonardo Da Vinci “La simplicidad en la máxima sofisticación”, si las cosas son demasiado complejas al principio, se corre el riesgo de perder la atención y el compromiso de los participantes en el proyecto y de los usuarios finales.
Si el presupuesto o el tiempo son limitados, lo recomendable es realizar una implantación inicial que cubra los requisitos más urgentes en el corto plazo, que mitigue los mayores riesgos, y por supuesto, que permita seguir la hoja de ruta a medio – largo plazo que hemos definido para construir el modelo completo de gestión.
Aquí la recomendación es poder contar con unos partners expertos que puedan ayudar tanto en la definición y despliegue de ese Roadmap, como en la implementación de soluciones tecnológicas que permitan cubrir la escalabilidad requerida por el proyecto. No es solamente el reporting de información.
MAS ALLÁ DEL REPORTE NO FINANCIERO
El reto no es solo cumplir con la ley sino tener la capacidad de tomar mejores decisiones a partir del seguimiento de las métricas e informaciones que requieren tanto los inversores como los GDI, cómo se utilizan los datos en las clasificaciones ESG y cómo se sitúan en relación con los competidores, por eso un sistema debe ir mucho más allá y debe dar soporte a todas las dimensiones clave.
Salvador Lara, es Director Comercial en Laragon, Licenciado en CC. Económicas, Salvador acumula una experiencia de más de 14 años implantando soluciones y asesorando a corporaciones globales en sus estrategias de digitalización e implementación de sistemas de QEHS, GRC y Sostenibilidad.
