Fuente: Enablon Insights. Traducido por Laragon.
Los retos asociados con los sistemas de permiso de trabajo han podido ser detectados por el autor de esta publicación en su experiencia como gerente de producto de soluciones de Seguridad y Salud Laboral en Enablon, David Rocha. Asegura que hay una oportunidad para hacer que la gestión del permiso de trabajo sea un proceso más simple, rápido, efectivo y seguro.
Como Gerente de Producto, Rocha ha identificado los puntos débiles que afectan a las organizaciones y que crean problemas o les impiden mejorar el rendimiento operativo. Con respecto al permiso para trabajar, he aquí algunos de los temas comunes que escucho:
- Se pierde mucho tiempo sin valor añadido rellenando los mismos datos en documentos diferentes y esperando alas personas.
- La falta de coherencia en el proceso y el enfoque en todos los sitios crea ineficiencias a nivel de la empresa y crea barreras para el intercambio eficaz de las mejores prácticas y las lecciones aprendidas
- El seguimiento de un permiso en tiempo real es un reto, a menudo se basa en un tablero de permisos, lo que significa que sólo se puede ver en un lugar en particular que a menudo no está al día.
- Es difícil rastrear y administrar los cambios hechos a un permiso. Es prácticamente imposible recopilar datos para el análisis y la generación de perspectivas.
- Debido a la gran cantidad de papel archivado o a su ineficiencia, es difícil para algunas organizaciones encontrar permisos en el caso de una investigación de un incidente o de una reclamación, lo que conlleva un aumento de los costes legales.
- Existe el riesgo de que se repitan los incidentes porque es difícil actualizar o cambiar el proceso de permiso de trabajo una vez que se ha identificado un incidente.
Los puntos débiles dejan en claro que se necesita una mejor manera de obtener un permiso para trabajar. ¿Cuáles deberían ser los «principios rectores» de este nuevo camino?
Enablon: una visión simple, ideal e innovadora
Al combinar nuestras habilidades con el espíritu innovador de la comunidad de clientes de Enablon, hemos podido construir una visión de la solución ideal que puede conducir a mejoras significativas en los sistemas de permisos de trabajo.
Plantillas digitales adaptables.
En primer lugar, los sistemas basados en papel deben ser sustituidos por sistemas digitales que incluyan plantillas de permisos adaptables, flujos de trabajo y normas configurables que garanticen que las prácticas de trabajo reflejen el proceso documentado deseado. Los sistemas digitales proporcionan supervisión en tiempo real de la actividad de trabajo en curso para toda la organización, mientras que las notificaciones y alertas pueden ayudar a los usuarios a cumplir con los controles establecidos para mantener la seguridad de las operaciones. Por ejemplo, una alerta puede recordarle a alguien que registre una lectura atmosférica o que lleve a cabo una vigilancia de incendios en un sitio después de que se haya realizado un trabajo relevante.
Movilidad y notificaciones instantáneas.
En segundo lugar, es fundamental contar con una interfaz intuitiva y fácil de usar que pueda utilizarse en el campo. Para ello, se pueden aprovechar los teléfonos inteligentes. La tecnología móvil puede potenciar a la fuerza de trabajo a través de una interfaz sencilla, notificaciones, archivos multimedia y herramientas de comunicación instantánea. Por lo tanto, es posible implementar sistemas modernos de permisos de trabajo que son fáciles de usar y al mismo tiempo robustos.
Aportando valor a toda la organización.
En tercer lugar, no debemos perder de vista el hecho de que cualquier solución en materia de medio ambiente, salud y seguridad, ya sea una para obtener un permiso de trabajo u otra, debe crear valor en todos los niveles de la organización. Para ser adoptada por alguien, una solución necesita ayudar a esa persona, ya sea una forma más rápida para que un contratista envíe o reciba información, una visión general más fácil de una actividad para los gerentes del área o un aumento en la calidad de los conocimientos en toda la empresa. Las características del software deben ser probadas por aquellos roles que se ocupan de las ineficiencias.
En este post vimos por qué se necesita una mejor forma de permiso para trabajar, así como los principios que definen la solución ideal. En las próximas semanas publicaremos el tercer y último post de la serie donde se presentará y explicará en detalle la solución de permiso de trabajo de Enablon.
“Al combinar nuestras habilidades con el espíritu innovador de la comunidad de clientes de Enablon, hemos podido construir una visión de la solución ideal que puede conducir a mejoras significativas en los sistemas de permisos de trabajo.”. – Enablon
